SZCZEGÓŁY DOTYCZĄCE ZWROTU PONIESIONYCH WYDATKÓW

Uwaga - zmiana zasad refundacji kosztów dojazdu - zwrot kosztów przejazdu na podstawie biletów kolejowych i autobusowych tylko  2 klasy na trasie z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu i z powrotem
– na bilecie należy napisać Imię i Nazwisko oraz nr kursu

W 2010 r. wysokość dofinansowania wynosi do 309 zł
za dzień uczestnictwa w kursie

W ramach kosztów związanych z uczestnictwem w kursach refundowane są następujące grupy wydatków:

1. Koszt dojazdu na kurs
2. Koszt wyżywienia podczas kursu
3. Koszt noclegu

1.    Koszty dojazdu i powrotu.

• Koszt dojazdu na kurs – na podstawie przedłożonych biletów 2 klasy z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu (nie są zwracane wydatki za przejazdy 1 klasą, komunikacją miejską w miejscu odbywania kursu, opłaty za taksówkę, opłaty parkingowe), na podstawie przedstawionego „Oświadczenia o podróży samochodem prywatnym” wraz z kserokopią prawa jazdy /formularz nr 3 dostępny w zakładce – Formularze zgłoszeniowe i rozliczeniowe/

W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest podróżowanie prywatnym samochodem na trasie z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu i z powrotem o ile nie istnieją dogodne połączenia środkami transportu zbiorowego [zgodnie ze stanowiskiem wrażonym przez Ministra Zdrowia - Pismo Ministerstwa Zdrowia w sprawie zwrotu kosztów dojazdu samochodem prywatnym

Dokumentem do rozliczenia dojazdu samochodem prywatnym  jest formularz nr 3  „Oświadczenie o podróży samochodem prywatnym” wraz z dołączoną kopią prawa jazdy (na kserokopii prosimy o dopisanie ‘Za zgodność z oryginałem” oraz o złożenie podpisu)

Podstawą refundacji są:

• Bilety kolejowe, autobusowe na trasie z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu i z powrotem – na bilecie należy napisać Imię i Nazwisko oraz nr kursu
• Począwszy od dnia 1 listopada 2009 r. do „Oświadczenia o podróży samochodem prywatnym”  należy dołączyć kserokopią prawa jazdy. Podana liczba kilometrów jest weryfikowana - odległość ustala się na podstawie ogólnodostępnych informacji na temat odległości drogowych z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu. Konieczne jest przedstawienie uzasadnienia dla podróży prywatnym samochodem.
• W przypadku codziennego dojeżdżania samochodem prywatnym z miejsca zamieszkania na kurs i z powrotem, na trasie powyżej 200 km w jedną stronę wydatek może zostać uznany jedynie w wyjątkowych okolicznościach. Należy pisemnie wyjaśnić konieczność codziennego dojazdu na tak długiej trasie oraz rozpisać godzinowo etapy podróży, zgodnie z dodatkowym załącznikiem – „ Szczegółowy opis podróży samochodem prywatnym”

2.  Koszty wyżywienia.

• Zwrot dla wszystkich uczestników kursu
   
• Podstawową zasadą oceny kwalifikowalności tego wydatku jest jego racjonalność
   
• Nie są refundowane koszty zakupu towarów nie-spożywczych lub takich, których ilość wskazuje, że nie będą służyć bieżącej konsumpcji
   
• Nie są refundowane koszty zakupów posiłków lub artykułów spożywczych dokonywane w miejscowości innej niż ta, w której odbywa się kurs [chyba, że dokonano zakupu w miejscowości na trasie z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania kursu]
   
• Nie są refundowane koszty zakupu napojów alkoholowych
   
• W przypadku osób, których miejsce zamieszkania jest takie same jak miejsce odbywania kursu nie jest racjonalne refundowanie kosztów zakupów artykułów spożywczych oraz posiłków wskazujących iż nie wiązały się bezpośrednio z uczestnictwem w kursie

Podstawą rozliczenia tego wydatku są:

• Faktura VAT wystawiona na uczestnika kursu, za zakup posiłku– na fakturze należy napisać nr kursu;
• Paragon fiskalny – np. za zakup posiłku w barze szybkiej obsługi – na paragonie należy napisać Imię i Nazwisko oraz nr kursu
• Paragon lub faktura VAT za zakupy spożywcze. Na fakturze powinno się znajdować  wyszczególnienie rodzaju i ilości dokonanych zakupów lub należy dołączyć paragon.

3. Koszty noclegu

• Dotyczy kursów kilkudniowych. Wyjątkowo dopuszczany jest zwrot kosztów noclegu w przypadku kursu jednodniowego, jeżeli komunikacja zbiorowa do miejsca zamieszkania i czas trwania kursu uniemożliwiają dojazd lub powrót z kursu w tym samym dniu.
• Zwrot tylko dla osób, których miejsce zamieszkania jest inne niż miejsce odbywania kursu oraz niezamieszkujących w bezpośrednim sąsiedztwie.

Podstawą refundacji kosztu noclegu jest:

• Faktura VAT, wystawiona na uczestnika kursu– w treści faktury powinny być określony daty i liczba noclegów;
• Na fakturze należy wpisać numer kursu
• Inne dokumenty potwierdzające poniesiony wydatek uznawane będą jedynie w wyjątkowych okolicznościach. W takim przypadku przedłożony dokument powinien pozwolić na stwierdzenie: dla kogo został wystawiony dokument, przez kogo, w jakim dniu oraz czy dokonano płatności za usługę.

Procedura rozliczania poniesionych wydatków

Uwaga - w przypadku faktur należy przesyłać tylko oryginały (prosimy zwracać uwagę czy wystawca faktury/rachunku przekazuje nam oryginał a nie kopię)

1. Dokumentem, na podstawie którego rozlicza się poniesione wydatki jest „KARTA ROZLICZENIOWA UCZESTNIKA” – dostępna pod zakładką „Formularze zgłoszeniowe i rozliczeniowe” – druk nr 4

2. Kartę rozliczeniową” należy zabrać na kurs by przedłożyć do podpisu kierownikowi administracyjnemu kursu (co stanowi potwierdzenie obecności na kursie)

3.  Kartę należy wypełnić i podpisać, dołączyć opisane rachunki i wysłać listem poleconym do CMKP w terminie do 7 dni od zakończenia kursu

4.  CMKP dokonuje refundacji poniesionych wydatków w terminie do 30 dni od zatwierdzenia przedłożonych wydatków na rachunek bankowy wskazany w „Karcie rozliczeniowej”. CMKP zastrzega sobie prawo dokonania refundacji w terminie dłuższym niż 30 dni, w przypadku opóźnień w otrzymaniu środków na realizację projektu.

5. CMKP zastrzega sobie prawo do odmowy zwrotu poniesionych kosztów, jeżeli „KARTA ROZLICZENIOWA UCZESTNIKA” nie została podpisana przez kierownika administracyjnego kursu lub osobę składającą rozliczenie,  rachunek nie został opisany lub wydatek został poniesiony niezgodnie z zasadami racjonalności

6. Uczestnik jest informowany o odmowie refundacji poniesionych wydatków jedynie, gdy zwróci się z takim zapytaniem

7. Adres, na który należy przekazać KARTĘ ROZLICZENIOWĄ UCZESTNIKA wraz z rachunkami oraz pozostałe dokumenty: 

 Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego  
ul. Marymoncka 99/103, 01-813 Warszawa  
z dopiskiem na kopercie „Refundacja POKL